10 CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ NHẤT

15 Tháng Một, 2024 | FAM COMMODITY

604

Kỹ năng giao tiếp được coi là “chìa khóa thành công” đối với mỗi người, nó không chỉ là cầu nối gắn kết mối quan hệ giữa người với người mà còn giúp bạn truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp như thế nào? Hãy cùng FAM COMMODITY khám phá chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!

1 – KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ?

Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) là tập hợp những kỹ năng cần thiết để truyền đạt thông tin, ý kiến, ý định và cảm xúc một cách hiệu quả đến người khác. Nó bao gồm các yếu tố như ngôn ngữ, lắng nghe, biểu cảm cơ thể, tư duy logic, kiểm soát cảm xúc, tạo quan hệ tốt và đồng cảm.

Kỹ năng giao tiếp được chia thành 5 mức độ khác nhau. Cụ thể:

Mức độ 1 – Mức độ kém: Ở mức độ này chỉ có khả năng áp dụng một phần nhỏ kỹ năng giao tiếp trong các tình huống cơ bản nhất và luôn cần rất nhiều hướng dẫn từ người khác. Ví dụ như có khả năng diễn đạt ý kiến, nhưng không luôn mạch lạc và chính xác.

Mức độ 2 – Mức độ cơ bản: Có khả năng áp dụng kỹ năng giao tiếp trong các tình huống trung bình khó, có thể diễn đạt rành mạch sự việc đến nhiều đối tượng, tuy nhiên ngôn ngữ và giọng điệu trong một số trường hợp có thể chưa chính xác.

Mức độ 3 – Mức độ khá: Là mức độ cá nhân có khả năng diễn đạt rõ ràng và rành mạch các nội dung cơ bản đến nhiều đối tượng khác nhau.

Mức độ 4 – Mức độ tốt: Ở mức độ này, sẽ có khả khả năng thuyết trình và giải thích một cách rành mạch các khái niệm phức tạp đến nhiều đối tượng khác nhau. Đồng thời cũng có khả năng linh hoạt sử dụng ngôn ngữ, nắm vững thông tin cần truyền đạt cho người nghe.

Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc: Thường là người đã tự tin và thành thạo trong việc áp dụng kỹ năng giao tiếp, kể cả trong các tình huống khó khăn và đặc biệt. Có thể tự tin truyền đạt kỹ năng giao tiếp, thuyết trình và linh hoạt trong việc sử dụng ngôn ngữ.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

2 – TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG GIAO TIẾP

2.1. Giúp giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt ý kiến, ý tưởng và thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nó giúp bạn tổ chức và trình bày thông tin một cách logic, sử dụng ngôn ngữ phù hợp và giọng điệu thích hợp để tương tác hiệu quả với người nghe. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp tránh hiểu lầm, xung đột và làm việc hiệu quả trong môi trường cá nhân và chuyên nghiệp.

2.2. Xây dựng mối quan hệ xung quanh

Giao tiếp là chìa khóa để bạn kết nối với mọi người xung quanh. Việc thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn tạo ra sự kết nối và tương tác tích cực với những người xung quanh, bao gồm bạn bè, đồng nghiệp, người thân trong gia đình và cộng đồng, từ đó mang lại sự hạnh phúc, sự thịnh vượng và sự phát triển trong cuộc sống.

Đồng thời, kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ xã hội và công việc. Khả năng lắng nghe tốt, hiểu và thể hiện sự quan tâm đến người khác giúp tạo sự kết nối và tăng cường mối quan hệ, giúp xây dựng lòng tin, tôn trọng và sự hỗ trợ lẫn nhau, tạo ra môi trường làm việc tích cực và đáng tin cậy.

2.3. Đem đến cơ hội phát triển nghề nghiệp

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc đem đến cơ hội phát triển nghề nghiệp. Xây dựng và phát triển kỹ năng giao tiếp giúp bạn thiết lập mối quan hệ chuyên nghiệp với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác. Qua đó, tạo dựng một mạng lưới quan hệ mở rộng, bạn có cơ hội hợp tác, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với những người có cùng lĩnh vực hoặc ngành nghề.

Thêm vào đó, kỹ năng giao tiếp giúp bạn đối phó với những tình huống căng thẳng, xử lý xung đột và tìm kiếm giải pháp thông qua sự thấu hiểu, thảo luận và đàm phán. Từ đó, giúp bạn duy trì mối quan hệ làm việc và giải quyết xung đột một cách xây dựng và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong sự nghiệp.

2.4. Giúp giải quyết xung đột

Kỹ năng giao tiếp tốt là một công cụ quan trọng trong việc giải quyết xung đột và khắc phục sự bất đồng quan điểm. Bằng cách thể hiện khả năng lắng nghe, tôn trọng và tìm hiểu quan điểm của người khác, bạn có thể tạo điều kiện cho việc giải quyết xung đột một cách xây dựng và hiệu quả. Đồng thời, kỹ năng giao tiếp cũng giúp bạn giảm thiểu hiểu lầm và mâu thuẫn, thúc đẩy sự hợp tác và đạt được sự đồng thuận trong các mối quan hệ.

Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp tốt cũng giúp bạn biểu đạt quan điểm của mình một cách lịch sự và hiệu quả, giải thích ý kiến và tìm kiếm giải pháp hợp tác để giải quyết xung đột một cách xây dựng.

3 – NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP

3.1. Kiến thức, thông tin

Kỹ năng giao tiếp chịu ảnh hưởng từ lượng kiến thức và thông tin của mỗi người. Hiểu biết chuyên sâu về chủ đề giao tiếp giúp người nói tự tin và có khả năng truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng. Ngược lại, việc thiếu thông tin và kiến thức có thể làm giảm hiệu suất giao tiếp, thậm chí gây hiểu lầm.

3.2. Khả năng lắng nghe

Khả năng lắng nghe là một yếu tố quan trọng trong quá trình giao tiếp. Người lắng nghe tốt có thể hiểu rõ người nói, phản hồi chính xác và đưa ra câu hỏi hợp lý. Kỹ năng này giúp xây dựng sự tôn trọng và tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

3.3. Kỹ năng ngôn ngữ

Kỹ năng ngôn ngữ bao gồm khả năng sử dụng từ vựng, ngữ pháp và cấu trúc câu một cách chính xác, linh hoạt. Người sử dụng ngôn ngữ tốt có thể điều chỉnh cách diễn đạt theo đối tượng và mục tiêu của cuộc giao tiếp. Kỹ năng ngôn ngữ tốt giúp truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả và tránh gây hiểu lầm.

3.4. Sự tự tin

Người tự tin thường có khả năng thể hiện ý kiến một cách rõ ràng và mạch lạc, thu hút sự chú ý của người nghe. Ngược lại, thiếu tự tin có thể dẫn đến việc nói không rõ ràng và giao tiếp không hiệu quả.

3.5. Gương mặt, cử chỉ

Biểu hiện khuôn mặt, cử chỉ có thể thêm sức mạnh vào thông điệp được truyền đạt và làm tăng tính tương tác. Người có khả năng sử dụng gương mặt và cử chỉ linh hoạt sẽ tạo ra ấn tượng mạnh mẽ, giúp truyền đạt thông điệp một cách trọn vẹn.

4 – CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

4.1. Tập trung lắng nghe đối phương

Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần lưu ý để cải thiện kỹ năng giao tiếp là tập trung vào việc lắng nghe đối phương. Người lắng nghe tốt có khả năng hiểu rõ người nói, đồng thời tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

Dưới đây là một số cách để tập trung lắng nghe đối phương:

Tập trung vào người nói: Khi người khác đang nói, hãy đặt điện thoại xuống, rời mắt khỏi màn hình và nhìn vào người nói. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những gì họ đang nói.

Không ngắt lời: Khi người khác đang nói, hãy kiên nhẫn lắng nghe và không ngắt lời họ. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn những gì họ đang nói.

Nói “Ừm”, “Tôi hiểu”,… để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe: Điều này sẽ giúp người nói biết rằng bạn đang lắng nghe và bạn quan tâm đến những gì họ đang nói.

Hỏi lại để hiểu rõ hơn: Nếu bạn không hiểu điều gì đó, hãy hỏi lại để người nói giải thích rõ hơn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vấn đề và tránh hiểu lầm.

4.2. Giọng nói tự tin, dứt khoát

Để rèn luyện giọng nói tự tin, dứt khoát, bạn có thể thực hiện những cách sau:

Luyện tập lấy hơi từ bụng: Đây là cách lấy hơi đúng giúp giọng nói to, rõ ràng và dứt khoát hơn. Khi lấy hơi từ bụng, bạn hãy đặt tay lên bụng và hít sâu vào. Bạn sẽ cảm thấy bụng phình ra và ngực hơi ưỡn lên. Khi nói, bạn hãy thở ra từ từ, vừa nói vừa thở.

Luyện tập phát âm rõ ràng: Phát âm rõ ràng giúp người nghe hiểu được những gì bạn đang nói. Hãy luyện tập phát âm từng âm, từng từ và từng câu một cách rõ ràng, rành mạch. Bạn có thể luyện tập bằng cách đọc báo, đọc sách hoặc nói chuyện với người khác.

Luyện tập nói chậm rãi, dứt khoát: Nói chậm rãi, dứt khoát giúp người nghe dễ dàng theo dõi và hiểu những gì bạn đang nói. Hãy luyện tập nói chậm rãi, từng câu một, nhấn mạnh vào những ý chính.

4.3. Kết hợp ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng của giao tiếp, chiếm khoảng 60% ý nghĩa của một cuộc nói chuyện. Khi kết hợp ngôn ngữ cơ thể phù hợp với lời nói, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt đẹp hơn với người đối diện, giúp cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số cách kết hợp ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp:

Tư thế: Tư thế thẳng thể hiện sự tự tin và đáng tin cậy. Khi bạn đứng hoặc ngồi, hãy giữ lưng thẳng, vai thả lỏng và đầu ngẩng cao, tránh gù lưng, cúi đầu hoặc khoanh tay.

Cử chỉ tay: Cử chỉ tay có thể giúp bạn nhấn mạnh những ý chính của mình hoặc thể hiện cảm xúc của bạn. Tuy nhiên, hãy sử dụng cử chỉ tay một cách tự nhiên, tránh cử động quá đà.

Nụ cười: Mỉm cười là một cách hiệu quả để thể hiện sự thân thiện. Hãy mỉm cười khi bạn gặp gỡ ai đó, khi bạn nói chuyện với họ và khi bạn kết thúc cuộc trò chuyện.

4.4. Nhìn thẳng đối phương

Khi giao tiếp, nhìn thẳng vào đối phương là một trong những cách quan trọng để thể hiện sự tôn trọng, chú ý và quan tâm của bạn. Nó cũng giúp bạn xây dựng sự kết nối với người đối diện và tạo ấn tượng tốt đẹp hơn.

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý không nên nhìn chằm chằm vào người đối diện, điều này có thể khiến họ cảm thấy khó chịu hoặc bị xâm phạm. Hãy nhìn thẳng vào mắt người đối diện trong khoảng 4-5 giây, sau đó nhìn sang các khu vực khác trên khuôn mặt của họ. Bạn cũng có thể nhìn sang xung quanh để giảm bớt căng thẳng cho cả hai người.

4.5. Chú ý cảm xúc

Khi hiểu rõ cảm xúc của bản thân và đối phương, bạn sẽ có thể kiểm soát cảm xúc, tránh nói hoặc làm những điều mà có thể sẽ hối tiếc sau này, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Trước khi bạn nói hoặc làm bất cứ điều gì, bạn hãy dành một chút thời gian để tự soi xét cảm xúc của mình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ cảm xúc của mình và tránh nói hoặc làm những điều không hay. Bạn cũng có thể quan sát biểu hiện của đối phương để biết cảm xúc của họ như thế nào và ứng xử cho phù hợp.

4.6. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu

Muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn cần sử dụng ngôn ngữ thật rõ ràng và dễ hiểu. Bạn hãy dùng từ đơn giản, phù hợp với từng đối tượng và tập trung vào vấn đề chính.

Ví dụ, khi bạn đang nói chuyện với một đứa trẻ, bạn nên tránh sử dụng những từ ngữ hoặc thuật ngữ chuyên ngành mà ở độ tuổi của đứa trẻ chưa được dạy. Bạn cũng nên tránh sử dụng những câu dài dòng, phức tạp mà thay vào đó là những câu ngắn gọn, dễ hiểu.

4.7. Nhớ tên đối phương

Khi bạn nhớ tên đối phương, bạn đang thể hiện sự tôn trọng đối với họ và quan tâm đến những gì họ đang nói. Điều này có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn. Một số cách để nhớ tên người khác đó là: lặp lại tên của họ, liên tưởng đến những đặc điểm nổi bật của đối phương,…

4.8. Đề xuất sự phản hồi

Khi giao tiếp, việc đề xuất sự phản hồi từ đối phương là rất cần thiết để duy trì sự tương tác. Sự phản hồi có thể là tích cực hoặc tiêu cực, nhưng nó luôn nên được đưa ra một cách xây dựng và tôn trọng.

Bạn có thể hỏi trực tiếp đối phương rằng họ nghĩ gì về những gì bạn đã nói hoặc làm. Việc lắng nghe, tiếp thu những ý kiến, phản hồi từ mọi người cũng sẽ giúp cho quá trình giao tiếp được hiệu quả hơn.

4.9. Không diễn đạt lan man, lòng vòng

Để tránh diễn đạt lan man, lòng vòng khi giao tiếp, bạn có thể thực hiện một số cách sau:

Chuẩn bị trước: Trước khi giao tiếp, hãy chuẩn bị những gì bạn muốn nói. Điều này sẽ giúp bạn nói rõ ràng và súc tích hơn.

Tập trung vào những ý chính: Khi bạn nói chuyện, hãy tập trung vào những ý chính mà mình muốn truyền đạt, tránh nói lan man sang những vấn đề không liên quan.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu: Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản để người nghe dễ dàng hiểu những gì bạn đang nói.

Hỏi ý kiến của người nghe: Nếu bạn không chắc chắn người nghe có hiểu những gì bạn đang nói hay không, hãy hỏi ý kiến của họ.

4.10. Luyện tập nói nhiều hơn

Luyện tập nói nhiều hơn là một cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Khi nói nhiều hơn, bạn sẽ có cơ hội thực hành sử dụng ngôn ngữ, thể hiện ý tưởng và lắng nghe phản hồi từ người khác. Điều này sẽ giúp bạn trở nên tự tin hơn khi giao tiếp và cải thiện khả năng truyền đạt thông tin của mình.

Một số cách để bạn luyện tập nói nhiều hơn:

Tham gia các cuộc trò chuyện: Hãy chủ động tham gia các cuộc trò chuyện với bạn bè, gia đình, đồng nghiệp hoặc những người xung quanh. Hãy cố gắng tham gia vào các cuộc trò chuyện có nhiều người tham gia để bạn có cơ hội thực hành giao tiếp với nhiều người khác nhau.

Tham gia các câu lạc bộ hoặc nhóm: Tham gia các câu lạc bộ hoặc nhóm là một cách tuyệt vời để gặp gỡ những người mới và luyện tập giao tiếp. Bạn có thể tham gia các câu lạc bộ, nhóm liên quan đến sở thích hoặc lĩnh vực mà bạn quan tâm.

Tập nói trước đám đông: Tập nói trước đám đông là một cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Bạn có thể tham gia các lớp học nói trước đám đông hoặc tập nói trước gương.

5 – MỘT SỐ LỖI CẦN TRÁNH KHI GIAO TIẾP

Khi giao tiếp, có một số lỗi mà bạn cần tránh để giao tiếp hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với mọi người xung quanh. Cụ thể đó là:

Nói quá nhiều: Nói quá nhiều có thể khiến người nghe cảm thấy chán nản và không tập trung.

Nói lan man, lòng vòng: Nói lan man, lòng vòng có thể khiến người nghe khó hiểu và mất tập trung.

Ngắt lời người khác: Ngắt lời người khác là một hành vi thiếu tôn trọng.

Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp: Hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp, tránh sử dụng ngôn ngữ thô tục hoặc xúc phạm.

Thể hiện cảm xúc tiêu cực: Thể hiện cảm xúc tiêu cực có thể khiến người nghe khó chịu và căng thẳng. Bạn hãy cố gắng kiểm soát cảm xúc của mình khi giao tiếp.

6 – CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP

6.1. Người hay tự ti cải thiện kỹ năng giao tiếp như thế nào?

Người hay tự ti có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng cách thực hiện một số bước sau:

Xác định nguyên nhân của sự tự ti.

Tập trung vào điểm mạnh của bản thân.

Luyện tập giao tiếp.

Tìm kiếm sự giúp đỡ từ người khác.

6.2. Làm sao để đánh giá kỹ năng giao tiếp của bản thân?

Để đánh giá kỹ năng giao tiếp của bản thân, bạn có thể tự theo dõi, đánh giá những thay đổi, hỏi ý kiến người khác hoặc sử dụng công cụ đánh giá.

6.3. Thể hiện kỹ năng giao tiếp trong CV xin việc như thế nào?

Trong CV, bạn hãy thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng cách mô tả thành tựu trong công việc trước đó, nhấn mạnh việc làm việc nhóm, trình bày ý kiến một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như khả năng lắng nghe và xử lý tình huống giao tiếp khó khăn.

6.4. Khi giao tiếp nên nói nhiều hơn hay lắng nghe nhiều hơn?

Bạn cần duy trì sự cân bằng giữa nói và lắng nghe trong giao tiếp. Lắng nghe chân thành giúp hiểu rõ ý đối tác và tạo cơ hội cho mối quan hệ tích cực. Tuy nhiên, việc chia sẻ thông tin cũng rất quan trọng để có cuộc giao tiếp hiệu quả.

KẾT

Kỹ năng giao tiếp không chỉ giúp chúng ta tương tác một cách linh hoạt, hiệu quả trong môi trường xã hội mà còn là công cụ quan trọng để phát triển sự hiểu biết và hỗ trợ sự tiến bộ trong sự nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trên của FAM COMMODITY sẽ giúp các bạn hiểu rõ vai trò cũng như cách rèn luyện, cải thiện kỹ năng giao tiếp. Chúc bạn thành công!

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Cơ hội nghề nghiệp tại FAM COMMODITY

⇒ CHUYÊN VIÊN TƯ VẤN, CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

⇒ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH, NHÂN SỰ

⇒ CONTENT MARKETING